「メール、また時間かかっちゃった」
仕事をしていると、こんな経験ありませんか？
本来10分で終わるはずのメール返信に30分かけてしまう。言葉の選び方に悩んで、気づいたら1時間経っていた。「失礼にならないかな」「この表現で大丈夫かな」と何度も読み返してしまう。
実はこれ、すごく多くの人が抱えている悩みです。
あるアンケートによると、ビジネスパーソンが1日にメール対応に使う時間は平均2〜3時間とも言われています。1週間で10〜15時間。1ヶ月で40〜60時間。これだけの時間をメールに使っているんです。
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AIを使い始めて変わったこと
AIツールをメール作成に使い始めてから、自分の中で大きく変わったことがあります。
それは「0から書かなくていい」という感覚です。
以前は「さて、何から書こう」とぼーっと画面を眺めることから始まっていました。でも今は違います。伝えたいことをざっくりメモして、AIに投げる。あとは出てきた文章を少し手直しするだけ。
この「叩き台がある状態から始める」というのが、想像以上に時間短縮につながっています。
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具体的にどう使うか
① 伝えたいことをざっくり書く
難しく考えなくてOKです。箇条書きでも、話し言葉でも、とにかく「何を伝えたいか」だけ書きます。
例：
- 明日の会議、参加できない
- 理由は他の予定が入った
- 申し訳ないという気持ちも伝えたい
- 代わりに議事録を共有してほしい
② AIに「いい感じにして」と頼む
ここでイイ感じ敬語くんのようなツールが役立ちます。上で書いたような内容を入力して、相手との関係性（上司なのか、同僚なのか）を選ぶだけで、丁寧な文章に変換してくれます。
③ 出てきた文章を自分らしく手直し
AIが出した文章がそのまま完璧とは限りません。でも「叩き台」として使えば十分です。気になるところを少し手直しして、送信するだけ。
このプロセスに慣れると、メール1本あたりの時間が体感で半分以下になります。
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AIが特に役立つシーン
断るメール
「参加できません」「お断りします」を角を立てずに伝えるのは、日本語では特に難しいです。AIは感情的にならず、クッション言葉を使った丁寧な断り文を得意としています。
お詫びメール
謝罪の度合いによって言葉の選び方が変わります。軽いミスなのか、重大なトラブルなのか。AIに状況を伝えれば、適切なトーンで作成してくれます。
初めてメールする相手への挨拶
「突然のご連絡失礼いたします」から始まるメール、毎回考えるのは面倒ですよね。定型文をAIに作らせて、名前や用件だけ変える方法が効率的です。
催促メール
「例の件、どうなってますか？」を丁寧に言うのは意外と難しいです。相手を責めず、でもちゃんと確認できる文章をAIが考えてくれます。
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注意点：AIに任せすぎない
AIはあくまでも「叩き台を作るツール」です。
個人情報や機密情報は入力しないこと、最終的な内容は必ず自分で確認すること、この2点は必ず守ってください。
また、AIが作った文章は少し硬くなりがちです。自分らしい言葉を少し加えると、より自然なメールになります。
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まとめ
AIをメール作成に使うポイントをまとめます。
- 伝えたいことをざっくり箇条書きにする
- AIに「いい感じにして」と投げる
- 出てきた文章を少し手直しして送る
これだけです。難しい使い方は必要ありません。
メールに毎日時間を取られている方は、ぜひ一度試してみてください。「もっと早く使えばよかった」と思うはずです。
まずはイイ感じ敬語くんから試してみてはいかがでしょうか。伝えたいことを入力するだけで、相手に合わせた丁寧な言葉に変換してくれますよ。