はじめに
ビジネスメールを書くとき、「ご確認ください」「よろしくお願いします」ばかりになっていませんか？
同じ言葉の繰り返しは、相手に「雑だな」という印象を与えてしまうこともあります。でも、毎回気の利いた表現を考えるのは面倒ですよね。
この記事では、そのまま使えるビジネスメールの敬語フレーズをシーン別に15個まとめました。コピーして使ってください。
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依頼するとき
1. 確認をお願いするとき
よくある表現： ご確認ください。
もっと丁寧に： ご多用のところ恐縮ですが、ご確認いただけますと幸いです。
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2. 急ぎの対応をお願いするとき
よくある表現： 急ぎでお願いします。
もっと丁寧に： 急なご連絡となり大変申し訳ございませんが、○日までにご対応いただけますでしょうか。
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3. 資料の送付をお願いするとき
よくある表現： 資料を送ってください。
もっと丁寧に： お手数をおかけしますが、資料をご送付いただけますと助かります。
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断るとき
4. スケジュールが合わないとき
よくある表現： その日は都合が悪いです。
もっと丁寧に： 誠に恐れ入りますが、その日はすでに予定が入っており、ご参加が難しい状況です。
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5. 対応できないとき
よくある表現： 対応できません。
もっと丁寧に： ご期待に沿えず大変申し訳ございませんが、今回はご要望にお応えすることが難しい状況です。
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6. 締め切りを延ばしてほしいとき
よくある表現： 締め切りを延ばしてほしいです。
もっと丁寧に： ご迷惑をおかけして大変恐縮ですが、○日まで期日を延長していただくことは可能でしょうか。
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お礼を伝えるとき
7. 迅速な対応へのお礼
よくある表現： 早い対応ありがとうございます。
もっと丁寧に： ご多忙のところ、迅速にご対応いただきありがとうございました。
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8. 長期間お世話になったお礼
よくある表現： お世話になりました。
もっと丁寧に： 長らくにわたり大変お世話になりました。心より感謝申し上げます。
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9. 資料を受け取ったとき
よくある表現： 資料ありがとうございます。
もっと丁寧に： 資料をお送りいただきありがとうございます。早速拝見いたします。
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謝るとき
10. ミスをしてしまったとき
よくある表現： 間違えてしまい、すみません。
もっと丁寧に： 私の確認不足により、ご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございませんでした。
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11. 返信が遅れたとき
よくある表現： 返信が遅くなりすみません。
もっと丁寧に： ご連絡が遅くなり、大変失礼いたしました。
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確認・連絡するとき
12. 進捗を確認するとき
よくある表現： どうなってますか？
もっと丁寧に： その後、いかがでしょうか。ご状況をお聞かせいただけますと幸いです。
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13. 内容を念押しするとき
よくある表現： 念のため確認ですが…
もっと丁寧に： 認識の齟齬がないよう確認させていただきたいのですが…
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14. 初めてメールするとき
よくある表現： 初めまして。
もっと丁寧に： 突然のご連絡、失礼いたします。○○と申します。
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15. メールを締めるとき
よくある表現： よろしくお願いします。
もっと丁寧に： 引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
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まとめ
敬語は「丁寧さ」と「読みやすさ」のバランスが大切です。難しい言葉を詰め込みすぎると、かえって読みにくくなることもあります。
今回紹介したフレーズを参考に、ぜひ自分の言葉としてアレンジしてみてください。
また、「どう言えばいいかわからない」というときは、イイ感じ敬語くんを使ってみてください。伝えたいことをざっくり入力するだけで、相手に合わせた丁寧な言葉に変換してくれますよ。